House Journal dalam Public Relations
Komunikasi antara manajemen puncak dengan karyawannya atau perusahaan dengan publiknya seharusnya tidak hanya terjadi secara tatap muka saja, karena esensi arus komunikasi humas bersifat two way communication (dua arah). Maka dari itu, agar lebih efisien penyebaran informasi manajemen dan aspirasi publik atau pembentukan citra positif serta opini publik favourable, maka humas memerlukan media, yakni dengan menerbitkan house journal atau media korporasi.
Penerbitan house journal atau media korporasi organisasi adalah salah satu kegiatan manajemen dengan karyawan atau perusahaan dengan publiknya, karena dengan demikian maka akan mampu memenuhi kepentingan kedua pihak tersebut. Keberadaan house journal atau media korporasi dalam komunikasi internal bertujuan untuk membangun human relationship antara korporasi dengan setiap individu dalam korporasi. Kualitas human relationship dengan pihak dalam yang baik akan terwujud apabila didukung oleh komunikasi internal yang baik. Adapun untuk komunikasi eksternal guna membangun public relationship yang baik dengan pihak luar sehingga terbentuk citra sosial (social image) yang positif atas korporasi atau organisasi.
Salah satu media komunikasi humas yang diterbitkan sendiri (private publication) adalah House Journal atau media korporasi organisasi, seperti Buletin, Majalah dan Surat kabar perusahaan, newsletter, dan lain sebagainya. Dalam hal ini House journal atau media korporasi organisasi dari sisi manajemen adalah untuk menginformasikan langkah atau kebijakan korporasi dalam mencapai tujuan sehingga langkah itu dapat dipahami dan selanjutnya memperoleh dukungan dari publik yang merupakan kepentingan perusahaan. Sementara dari sisi kepentingan publik, media diharapkan memuat informasi yang bermakna bagi kehidupan pembaca seperti misalnya pengetahuan baru.
Peran strategis house journal atau media korporasi organisasi dalam lingkup internal bisa berperan dalam upaya untuk menumbuhkan komunikasi dialogi dan sekaligus menambahkan budaya korporasi atau budaya organisasi yang baik. House journal secara lebih luwes dapat membantu pihak manajemen untuk menanamkan, memelihara dan memperkenalkan perubahan yang berkaitan dengan budaya perusahaan kepada publiknya.
Secara garis besar, kepentingan dua pihak yang berkomunikasi baik lewat media maupun bentuk kegiatan komunikasi lain mencakup beberapa hal, seperti; Apa pesan yang akan dikomunikasikan: berkaitan dengan substansi informasi yang disampaikan, bagaimana komunikasi diselenggarakan, cara berkomunikasi: berkaitan dengan bahasa maupun format penyampaian informasi, serta kapan komunikasi berlangsung: berkaitan dengan pemilihan saat yang tepat untuk menyampaikan informasi dan juga frekuensi penyampaian informasi.
Dengan demikian komunikasi internal diharapkan bersifat fungsional dalam membangun sistem internal di dalam perusahaan atau organisasi.
Adapun faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam penerbitan media perusahaan atau house journal tersebut, yakni:
} Readers (cakupan pembaca):
- Siapa saja yang akan membaca house journal tersebut.
- Haruskah untuk masing-masing pembaca disediakan house journal berlainan: kalangan manajemen, eksekutif dan karyawan.
- Jangkauan pembaca harus dikenali dan dipahami, sama seriusnya seperti yang dilakukan media komersial (umum/massa) komersial.
- Jangkauan pembaca jelas akan mempengaruhi gaya dan kandungan isi house journal yang bersangkutan.
} Quantity (eksemplar, tiras atau oplah):
- Berapa banyak tiras yang harus dicetak untuk setiap kali penerbitan.
- Besar kecilnya tiras akan mempengaruhi metode produksi dan kualitas materi maupun kandungan isinya.
} Frequency (waktu atau edisi terbit): house journal harus diterbitkan secara teratur dan memiliki tanggal publikasi yang tetap: misal triwulan, bulanan, mingguan, harian, saat-saat diperlukan.
} Policy (kebijakan redaksi):
- Apa tujuan house journal diterbitkan.
- Setiap house journal memiliki ciri khas tertentu yang berkaitan dengan isinya.
- Apakah isi house journal untuk memberitahukan mengenai aspek tertentu dari perusahaan atau organisasi.
- Wahana komunikasi antara pegawai atau anggota organisasi yang tersebar di beberapa tempat.
- Membantu dealer dalam rangka memahami dan menjual produk perusahaan.
- Suatu forum dimana suatu pembaca dapat saling bertukar pandangan dan pengalaman.
- House journal harus disesuaikan dengan keseluruhan program humas dan perusahaan, dijadikan wahana untuk mencapai khalayak yang dituju dalam membentuk citra positif.
} Title (nama house journal):
- Nama dan logo house journal termasuk dalam kategori rancangan
- Nama harus memiliki karakteristik tersendiri, mudah diingat dan komunikatif.
} Printing process (proses cetak): dicetak secara letter press (biasa-biasa saja), fotography atau lithography, mesin foto copy atau web-offset.
} Style or format (gaya atau bentuk), hal-hal yang mempengaruhi gaya suatu house journa: ukuran, halaman, banyak kolom, tipografi, ilustrasi, keseimbangan berita, feature dan artikel.
} Free issues or cover price:
- (dijual atau dibagikan Cuma-Cuma): dijual sebagai ongkos cetak agar house journal dihargai atau tidak sekedar iseng
- Tidak dihargakan atau dibagikan secara gratis.
} Advertisement (iklan):
- Jika house journal sudah mapan dan banyak dibaca tidak ada salahnya memuat iklan.
- Pengiklan biasanya tertarik memasang iklan produknya melalui house journal yang sudah popular.
- House journal dari beberapa perusahaan, para karyawan dipersilahkan memasang iklan kecil yang bersifat pribadi dan gratis. Kehadiran iklan ini dapat menghidupkan penampilan dari suatu house journal.
} Distribution (sirkulasi atau peredaran); bagaimana house journal mencapai pembacanya: lewat pos, kurir, distribusi dari tangan ke tangan, disertakan pada pembayaran gaji, diselipkan di suratkabar/majalah umum.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar